Administratif et entrepreneur : comment se réconcilier ?

Je pense que nous serons quasiment toutes d’accord, administratif et entrepreneure : c’est une association qui n’est souvent pas une grande partie de plaisir pour beaucoup d’entre nous. Ursaff, déclaration, livre de recettes, … C’est parfois un vrai casse-tête en entreprenariat.

Chacune a sa zone de génie, son cœur de métier et ses compétences. C’est donc totalement normal d’avoir une appréhension et un mauvais rapport avec ce que nous aimons moins. Ou, ici,  ce que nous connaissons moins, comme la gestion administrative de sa vie de freelance.

Dans cet article, je vais te montrer comment te réconcilier avec l’administratif, en te donnant des étapes et des conseils simples pour que cela ne soit plus la bête noire dans ton entreprise.

Administratif et entrepreneure

Administratif et entrepreneure : faire un état des lieux

Premièrement, comme dans tous les domaines de ton entreprise, nous allons commencer par faire un état des lieux. C’est-à-dire que l’on va lister tout ce qui pour toi touche à la “partie administrative de ton entreprise”. Je t’invite donc à tout poser sur papier ou sur note selon si tu es team papier ou team numérique. 

Pour cela, tu peux soit le faire :

  • Quand tu as décidé de prendre le taureau par les cornes. C’est le bon moment pour te pencher sur ce point, et de réconcilier administratif et entrepreneure,
  • le jour où tu fais justement toutes ces tâches administratives. Ainsi, tu peux les lister toutes au fur et à mesure que tu les fais. Cela te permettra de ne rien oublier.

Gestion administrative récurrente

Voici quelques exemples de tâches administratives récurrentes pour une freelance

  • édition des factures, 
  • envoi des factures, 
  • récupération et classement des factures,
  • remplissage du livre des recettes, 
  • calcul du chiffre d’affaires, 
  • calcul des paiements encore dus,
  • déclaration du chiffre d’affaires sur le site de l’URSSAF, 
  • déclaration (actualisation) sur le site de pôle emploi (si tu bénéficies d’aides),
  • récupération et classement des justificatifs des déclarations,
  • mise à jour du tableau sur l’évolution du chiffre d’affaires et des cotisations,
  • récupération et classement du relevé de compte,
  • récupérations des factures d’achat (des dépenses),
  • remplissage du tableau des dépenses, 
  • transmission des factures de vente et d’achat au comptable (selon le statut),

Gestion administrative ponctuelle

Voici maintenant des exemples de tâches administratives plus ponctuelles. Elles interviennent lors d’événements de ton entreprise comme sa création, un déménagement, un problème technique ou un changement de situation.

  • faire une demande de changement d’adresse lorsque tu déménages, 
  • être à jour sur les paiements des cotisations,
  • ou toute autre demande suite à un changement. 

 

Une fois que tu as tout listé, sans omettre aucune tâche, petite soit elle, tu as l’état de l’administratif de ton business.

Cela te permettra d’y voir plus clair, et de savoir exactement ce qu’il y a faire.

C’est une étape très importante entre administratif et entrepreneure  pour te permettre de savoir de t’organiser et de prioriser.

Administratif et entrepreneure : prioriser et s’organiser

Deuxième point pour te réconcilier avec l’administratif : l’organisation ! On va apprendre ensemble à prioriser, planifier et donc s’organiser !  

Reprenons la liste que tu viens d’établir. Nous allons reprendre ces points administratifs un par un pour leur attribuer une date, et une récurrence. 

Exemple pour la tâche : “déclaration de chiffre d’affaires”

Si tu es en micro entreprise et que tu as choisi la déclaration mensuelle. C’est donc une tâche qui doit être faite 1 fois par mois, et ce, tous les mois, disons le 05 de chaque mois. 

Cela te permet déjà de savoir que tous les 05 de chaque mois, tu vas pouvoir planifier dans ton agenda du temps pour réaliser cette déclaration. 

Organiser son temps

Mon conseil est de tout faire en même temps, pour se bloquer une seule fois par mois un créneau dans lequel tu réalises tout ce que tu as à faire en administratif mensuel.

Selon la charge et la quantité de travail, tu peux te bloquer 2 h 00 par mois tous les 05 du mois, ou bien 4 h 00.

À toi de déterminer le nombre d’heures qu’il te faudra exactement. 

Le fait de le faire une seule fois par mois te permettra : 

  • de consacrer et planifier un temps imparti pour ton administratif sans te disperser,
  • d’être à jour chaque mois et d’être sereine face à ce duo administratif et entrepreneure.
  • Mais aussi d’y passer un temps défini. Si tu repousses sans cesse à plus tard ta déclaration, par exemple, tu risques soit d’oublier soit d’y passer plus de temps à rattraper ton retard. Tu n’auras plus non plus les informations en tête.

 

C’est pour ces raisons que j’insiste sur le fait que ton administratif doit être fait de façon régulière et mensuelle si possible. 

Prioriser et gérer étape par étape

Pour t’aider, je te laisse télécharger gratuitement mon guide : routine Mensuelle, Gestion administrative. C’est un guide reprenant les différentes étapes pour tenir à jour ta gestion administrative de façon mensuelle. 

Il y aussi l’importance de prioriser son administratif en freelancing. Une fois que chaque tâche à sa date, si une démarche doit être faite avant une date précise, veilles à prévoir au moins une semaine avant un créneau pour la réaliser. 

Une fois que tu as bien listé puis planifié tout ce que tu as à faire, nous allons voir que parfois cela semble plus compliqué que prévu.

Au cours de la vie de ton entreprise, tu peux être face à de nouvelles et nombreuses démarches administratives. Il est vrai que parfois cela peut faire peur, et nous faire penser qu’administratif et entrepreneure  ne font vraiment pas bon ménage.

Surtout si tu te retrouves face à un formulaire où tu comprends seulement un mot sur deux et qui te semble à peine lisible. Je t’assure que ça m’arrive à moi, même si c’est mon cœur d’expertise. Il faut reconnaître que certains formulaires sont indigestes : très peu de place pour écrire, des informations de tous les côtés, des termes compliqués,…  Nous pouvons vite sentir la panique nous envahir face à eux. 

Souffle un bon coup ! La suite de mon article devrait t’aider !

Savoir demander de l’aide dans son projet d’entreprise

Lorsque tu te retrouves dans une situation telle que celle évoquée juste au-dessus, mon conseil est de demander de l’aide pour tes formalités

Demander de l’aide pour les formalités des entreprises

Contacte les organismes (chambre des métiers, centre de formalités des entreprises, administration fiscale, …), les personnes compétentes et pose leur tes questions. Explique-leur ta situation, ils sont là pour ça. 

Il est normal d’avoir des doutes, et de ne pas savoir remplir de façon aisée et automatique son statut juridique (micro-entrepreneur, entreprise individuelle,…), savoir si tu peux bénéficier de l’Accre ou comment faire ta déclaration d’activité. Surtout, la première année, quand on vient de créer son entreprise.  

C’est aussi le rôle de ces organismes de te guider dans les diverses démarches d’une activité indépendante

On se fait souvent une montagne de devoir contacter les impôts, l’Urssaf ou la chambre des métiers, mais sache qu’ils sont très souvent accessibles.

Travailleur indépendant : quelques conseils pour les principaux organismes

Pour les impôts, je te conseille de les contacter par mail ou bien par le biais de ta messagerie sécurisée. Il est vrai que selon les services et les régions, il est très compliqué, voir impossible, de les avoir par téléphone. Cependant, j’ai été surprise plus d’une fois face à la réactivité (environ 2 jours) par rapport à des demandes par mail. 

Pour l’Urssaf, tu peux les joindre également par ton espace sécurisé, ou bien par téléphone. Je suis amenée dans mon activité à les joindre fréquemment par téléphone pour mes clientes. Et l’attente n’est pas si longue, en moyenne 5 min, bien entendu cela dépend du service, de l’heure et de la région. 

Pour les chambres des métiers, je parviens presque toujours à les joindre par téléphone peu importe la région. Les numéros sont facilement trouvables sur Internet, en tapant la chambre des métiers de la région que tu souhaites joindre. 

Dédramatiser la situation

Si je t’explique cela, c’est qu’il faut dédramatiser ce côté “enfer administratif”.

Tu peux joindre quelqu’un et lui expliquer gentiment que tu as telle démarche à réaliser, mais que tu ne sais pas quelle case remplir face à tel formulaire, ni à qui le renvoyer. On t’orientera certainement vers un service, mais au moins, tu auras un retour et tu seras guidée. Et probablement rassurée. Tu n’es pas seule !  « Administratif et entrepreneure »  est le lot de chacune d’entre nous.      

Je vais être honnête, il arrive aussi de tomber sur des personnes moins agréables. Comme partout, il arrive aussi qu’il y ait de grosses erreurs dans les dossiers, ou des retards de traitement. Sois patiente et demande les procédures à suivre pour rétablir l’ordre. Malheureusement, le reste ne dépend pas de toi, s’il y a un retard ou un souci, et que tu as fait tout ce qu’il fallait. Il ne sert à rien de perdre ton énergie à râler et de t’en prendre à toutes les personnes que tu auras par téléphone. 

Entrepreneurs : savoir s’entourer

Avoir un réseau d’entrepreneures, et des copines de business est un super plan en tant qu’auto-entrepreneur. Elles sauront t’aider, car elles sont déjà peut-être passées par là (cotisations sociales, création d’entreprise, régime fiscal, immatriculation, …). Et comprendre ton activité professionnelle et ses besoins. Être entrepreneur individuel ne veut pas dire être seule.

Échanger, poser des questions, sans avoir honte de ne pas savoir faire, cela peut parfois t’apporter une solution toute simple et te soulager pour devenir auto-entrepreneur ou faire grandir ton entrepreneuriat

Il m’arrive, moi aussi, de demander à d’autres assistantes ou entrepreneures de l’aide et je suis totalement à l’aise avec ça. C’est normal de ne pas tout savoir faire, certaines ont plus d’expériences que d’autres dans des domaines spécifiques. Elles sont heureuses de pouvoir partager et donner des astuces. 

Administratif et entrepreneure : le temps de la réconciliation

Si on reprend les trois points importants pour  réconcilier administratif et entrepreneure 

  1. Faire un état des lieux en listant tout ce que représente la partie administrative dans ton auto-entreprise ou Eurl. 
  2. S’organiser en planifiant du temps de façon régulière consacré à ton administratif. 
  3. Savoir demander de l’aide et s’entourer dans son activité d’auto entrepreneur.

J’espère que ces trois points vont t’aider à te réconcilier avec l’administratif.  La partie administrative ne devrait pas être un point noir dans ton business. 

Elle sera certainement toujours une partie que tu apprécies moins de faire. Si tu ne souhaites réellement pas intervenir dessus,  tu as toujours la possibilité de déléguer cette partie. Il est d’ailleurs possible de me contacter pour cela.

Si tu as des questions, je reste à ta disposition, n’hésite pas à me dire quel est ton rapport avec l’administratif dans ton business en commentaire.

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