Collaborer avec une assistante virtuelle : c’est l’heure du bilan !

Comme beaucoup d’entreprises qui se développent, collaborer avec une assistante virtuelle est devenue un indispensable pour vous.

Elle vous permet de poser des processus précis, ou encore de proposer un customer care du tonnerre à vos clients.

Elle est également la garante de l’animation de votre communauté sur les différents réseaux sociaux ou vous épaule dans l’organisation de tous vos événements professionnels.

Grâce à votre collaboration, votre année business a pris un autre tournant, et votre chiffre d’affaires aussi.  

Bien plus qu’une prestataire, c’est devenu un réel bras droit qui vous permet de vous concentrer uniquement sur votre domaine d’expertise.

Néanmoins, les semaines passent et votre entreprise évolue. Vos objectifs changent, de nouveaux projets voient le jour, des process montrent leurs faiblesses,…

Il est temps de faire le bilan de votre collaboration !

Comment ? Quand ? Pourquoi prendre une pause pour remettre les choses à plat avec votre assistante virtuelle ?

C’est ce que nous allons découvrir dans cet article.

Les règles pour collaborer avec une assistante virtuelle

Quelle que soit votre collaboration, elle nécessite de poser une bonne base de travail.

C’est un point que j’avais pris le temps de détailler pour vous, mais dont je voudrais rappeler les grandes lignes ici.

Respecter ces engagements permettra d’avancer sereinement et efficacement vers des objectifs communs.

Ainsi, je vous conseille d’ :

  • Instaurer une bonne communication entre vous : transparente, fluide et complète.
  • De toujours travailler avec respect,
  • Mais aussi de poser des process clairs pour faciliter le travail de votre collaboratrice.
  • De vous investir autant l’un que l’autre.
  • Et enfin de vous faire confiance mutuellement.

 

Sans ces bases saines, votre collaboration ne pourra pas se faire sereinement.

Bien qu’elles soient très importantes, ces règles ne sont pas les seules garantes d’une bonne et longue collaboration.

Des missions et des objectifs à définir

Quoi de plus frustrant quand vous êtes une professionnelle, que de ne pas connaître précisément le champ de vos actions !

Vous ne savez pas réellement si c’est à vous d’appeler le gîte à réserver, ou si votre client préfère garder cette tâche pour lui !

Avant de collaborer avec une assistante virtuelle, il est nécessaire de réaliser une « fiche de mission ».

Qu’est-ce que c’est ?

Rien de barbare dans ce nom, il s’agit simplement d’une liste de toutes les tâches que vous allez confier à votre assistante virtuelle.

Ainsi, votre assistante connaîtra précisément les missions qu’elle devra remplir pour vous.

Elle n’est évidemment pas figée dans le temps, et pourra être amenée à évoluer, tout comme votre collaboration au fil du temps.

Néanmoins, ce listing est une base, bien qu’il ne saurait être complet sans objectifs clairs et mesurables.

Pour vous aider,  je vous conseille d’utiliser la méthode SMART qui permet ainsi, que ce soit pour la collaboratrice, l’équipe et l’entreprise, d’élaborer un plan d’action clair pour tous.

Ainsi, les objectifs SMART se définissent comme il suit :

  • S: spécifique, c’est-à-dire correspondant à une mission précise.
  • M: mesurable, donc quantifiable.
  • A: atteignable par le responsable de la mission.
  • R: réaliste.
  • T: temporel, c’est-à-dire avec une date de réalisation.

 

L’assistante freelance n’est pas votre employée.

Néanmoins, comme tout prestataire, elle s’est engagée sur un nombre de tâches et d’objectifs à remplir pour la bonne marche de votre business.

Définir vos objectifs lui permettra de mettre en œuvre les moyens et les ressources à la bonne réalisation des missions confiées.

Pourquoi faire un bilan de votre collaboration ?

Souvent, dans les mœurs collectives, le bilan d’une collaboration est forcément négatif.  

On le fait pour lister tout ce qui ne va pas, et pour congédier la personne.

C’est évidemment faux !

Au contraire ! C’est une façon de prendre le temps, hors tâches quotidiennes de chacun, de discuter de la collaboration telle qu’elle est à un instant t.

C’est une analyse qui nécessite du recul sur le business et son travail, mais qui permet d’en ressortir avec de nouvelles idées.

Cela peut permettre également de revaloriser le travail de chacun, de recentrer les objectifs ou de poser des limites.  

La performance d’un freelance se mesure à l’efficacité obtenue lors de la réalisation d’une tâche confiée.

Encore faut-il que celle-ci soit clairement définie.

Un bilan de collaboration peut, ainsi, avoir plusieurs objectifs distincts :

  • Souligner l’échec ou la réussite d’un projet ou d’une mission confiée,
  • Analyser la réalisation d’une tâche passée, en tirer des conclusions et/ou mettre en place de meilleurs processus,
  • Partager un retour d’expériences ou d’informations,
  • Présenter des nouveaux projets,
  • Échanger sur vos idées,
  • Réaffirmer l’identité de l’entreprise et les enjeux globaux (financiers, marketing,…).
  • Confirmer la continuité (ou non) de la collaboration.
  • Confier de nouvelles tâches,
  • ou encore améliorer les conditions de la collaboration.

Quand réaliser un bilan pour mieux collaborer avec une assistante virtuelle ?

Comme vous venez de le comprendre, finalement peu importe que votre collaboration se passe bien ou mal pour faire un bilan régulier. Il est simplement nécessaire.

N’attendez pas le 1er janvier ou la date du bilan comptable pour vouloir faire un bilan. Pour qu’il soit efficace, il est important qu’il est lieu plusieurs fois dans l’année, et après des échéances importantes (pour un bilan « à chaud »).

C’est pourquoi je vous conseille plutôt de fixer ce rendez-vous de façon récurrente. Par exemple, une fois par trimestre.

Aucune règle précise sur ce point, trouvez le rythme qui vous convient, ainsi qu’à votre assistante virtuelle.

N’attendez pas par contre trois mois pour parler d’un point qui vous semble crucial et qui doit être rapidement traité.

Collaborer avec une assistante virtuelle, cela doit rester un partage

Comme toute collaboration, faire un bilan nécessite de communiquer de façon fluide et transparente de la part de chacun.

Les points positifs et négatifs, les processus à améliorer, les couacs à revoir, …

Tout doit être décousu et analysé ensemble.

C’est ainsi que collaborer avec une assistante virtuelle deviendra un rouage nécessaire au bon développement de votre business !

Et vous, faites vous régulièrement un bilan avec vos prestataires ou vos collaborateurs ?

Racontez-moi tout dans les commentaires !

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