Comment démarrer notre nouvelle collaboration avec moi comme assistante virtuelle ?

Dernièrement, j’ai reçu beaucoup de questions sur ma façon de travailler en tant qu’assistante virtuelle. Notamment dans le cadre de nouvelles demandes de collaboration.

Aujourd’hui, dans cet article, j’aimerais répondre plus globalement aux 5 questions qui reviennent le plus. Vous donnez plus informations sur ma façon de construire une bonne relation d’équipe et de soutien comme assistante virtuelle, mes domaines d’intervention, …

Je vais vous parler de sujets tels que :

  • les clientes pour lesquelles j’ai choisi de travailler,
  • les missions que je réalise,
  • ou les domaines sur lesquels je n’interviens pas,

 

Mais aussi de mon organisation et ma façon de travailler en collaboration avec mes clientes.

assistante virtuelle

Pour quelles clientes travailles-tu en tant qu’assistante virtuelle ?

Mon business a évolué ces derniers mois. Ainsi, depuis le début de l’année mes clientes sont quasiment toutes uniquement des entrepreneures du web.

 Elles travaillent principalement dans le domaine de la formation, ou du coaching. Beaucoup dans le bien-être, mais aussi dans le business, ou la rédaction web

Comment choisis-tu les clientes avec qui tu travailles ?

Je fonctionne avant tout au feeling. En tant qu’assistante virtuelle, pour une bonne collaboration,  j’ai besoin de ressentir une entente et des valeurs communes dès les premiers échanges avec une future cliente.

Il faut que ce sentiment soit réciproque des deux côtés.

Il se peut que le feeling soit moins présent ou ne passe pas avec des personnes, et c’est totalement compréhensible. Comme on dit souvent “ On ne peut pas plaire à tout le monde”. Et je trouve ça totalement normal en business aussi.

Lorsque l’on choisit une personne qui va intégrer notre business, il est essentiel d’avoir un bon ressenti, et une bonne intuition sur cette personne. Surtout avec une assistante virtuelle qui va connaître tous les dessous de votre entreprise. Et collaborer étroitement avec vous.

Quelles sont les missions d’assistante virtuelle que tu réalises ?

Vous savez désormais qui sont mes clientes. Au niveau des missions détaillées d’assistante virtuelle que je réalise, je vous avais fait un article précis que je vous invite à (re) découvrir.  

C’est pourquoi, je vais rapidement vous en reparler ici. Afin de vous donner toutes les informations qu’il vous faut savoir si vous souhaitez travailler avec moi

Partie “Gestion administrative”

  • création et envoi des factures de vente, 
  • récupération et classement des factures d’achat dans le drive,
  • transmission des factures au comptable (la plupart en ligne),
  • mise à jour des autres tableaux de bord (encaissement, achat, chiffre d’affaires, prévisionnel, différence, résultats, etc.) ou
  • déclaration CA et TVA pour mes clientes en micro entreprise.

Partie “ Support, SAV des formations”

  • ouvrir l’accès aux formations aux nouveaux membres,
  • communication des informations, des dates, des liens,
  • présence en support technique pour les élèves,
  • récupération des vidéos, des sessions de coachings,
  • mini retouches des vidéos,
  • mise en ligne sur la plateforme de la vidéo,
  • création des modules,
  • récupération et mise en ligne des exercices, support,
  • préparation des visuels.

Partie “Organisation planification"

  • aide à la préparation d’événements, séjour, ou retraite,
  • mise à jour des agendas, des dates lines, 
  • programmation des posts Instagram
  • mise en page et programmation des newsletters.

 

À  ces missions, s’ajoutent une multitude de micros tâches quotidiennes selon les besoins et les demandes de mes clientes. 

Comment démarres-tu une nouvelle collaboration ?

Je procède en plusieurs étapes. Généralement, la première étape consiste à faire un rendez-vous découverte

Ce rendez-vous me permet de faire connaissance, et d’établir un premier contact. Mais aussi de voir si le feeling est présent, de faire un point de la situation et de définir les besoins et les missions si besoin. 

La seconde étape est l’élaboration d’un compte-rendu de rendez-vous découverte. Je le fais soit par mail, soit avec un fichier plus complet si besoin. 

J’envoie ensuite le devis, que la cliente est évidemment totalement libre d’accepter ou non.

Et quand la cliente valide la mission d'assistante virtuelle, comment cela se passe-t-il ?

Si le retour est favorable et que nous décidons de commencer une collaboration ensemble, la troisième étape est de déterminer ensemble plusieurs éléments. 

  • Un canal de communication (messages, mails, WhatsApp, Instagram).
  • Un outil de travail sur lequel nous allons regrouper toutes les informations et les missions (Notion, Trello, Google drive).
  • Et aussi un rythme de rendez-vous pour faire le point, évoquer les missions réalisées et les futures. 

 

J’insiste sur mon mode de fonctionnement avec mes clientes. Pour que la collaboration fonctionne et que je me sente totalement satisfaite de celle-ci, j’ai besoin que 5 aspects forts soient respectés :

  • Instaurer une bonne communication (fluide, transparente, honnête et complète),
  • Être respectueuse l’une avec l’autre,
  • Lui délivrer de la qualité,
  • Nous investir ensemble pour elle et son business,
  • Et établir ensemble une bonne confiance.

 

Je parle en détail de ces 5 aspects dans un article de blog, vous y comprendrez l’importance en le lisant. 

Voulais-tu ajouter un mot pour travailler avec l'assistante virtuelle que tu es ?

Pour finir avec cet article sur ce que vous devez savoir si vous travaillez avec moi, je vais vous partager mes trois valeurs

L’écoute, la réactivité, et l’implication. 

L’écoute

Cette première qualité, pour moi, est indispensable.

 Afin de bien comprendre le besoin et les attentes de mes clientes. C’est pour cela que je suis très à l’écoute, et très attentive au moindre détail.

Il est normal que ma cliente se sente totalement à l’aise et libre de me dire tout ce qu’elle souhaite. Qu’elle sache que je suis à l’écoute de ses besoins, et que je suis capable de m’adapter. Que ce soit des points positifs ou négatifs, je dois pouvoir intégrer son business, sa logique et ses desideratas.

La réactivité

La réactivité en tant qu’assistante virtuelle est une qualité non-négligeable. J’aime être réactive, et efficace.

Ainsi, je laisse dans mon agenda chaque jour une heure pour les imprévus. C’est ce qui me permet d’être présente lorsque ma cliente a une urgence ou un imprévu et qu’elle a besoin de moi. C’est agréable pour moi et pour la cliente. 

L’implication

L’implication, je suis une personne sensible et entière.

Quand je fais quelque chose, je le fais à fond et jusqu’au bout. À titre personnel ou professionnel. Lorsqu’on me charge d’une mission d’assistante virtuelle, c’est pareil. Ainsi, je me sens investie à 100 % dans les besoins de mes clientes.

Ce qui me permet d’assurer la satisfaction des deux côtés. 

Je pense avoir fait le tour de toutes les questions que l’on me pose lors d’une future collaboration. Ces réponses représentent ce que vous devez savoir si vous souhaitez que travailler avec moi.

Je mets un point d’honneur sur la communication. En effet, j’ai absolument besoin que tout soit clair des deux côtés. D’avoir toutes les informations, au bon endroit et dans les temps afin d’être efficace et tout cela découle d’une bonne communication. Le but étant de vous accompagner dans l’agrandissement de votre business du mieux possible.  

Si vous avez des questions ou que vous aimeriez que j’aborde d’autres points n’hésitez pas à me laisser des commentaires ou à me contacter

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