Quel est le rythme idéal pour déléguer des tâches à une assistante virtuelle ?

Si vous êtes entrepreneure et que votre business se développe, vous avez sans doute besoin de déléguer des tâches à une assistante virtuelle.

J’en parle assez souvent dans mes articles, mais au cas où, une assistante freelance est le bras droit dont chaque cheffe d’entreprise a besoin.

C’est la personne de confiance à qui vous pouvez déléguer tout ou une partie des tâches de votre business.

Néanmoins, quel est le rythme idéal pour déléguer des tâches à une assistante ? Doit-on déléguer chaque mois, c’est-à-dire régulièrement, ou plutôt de façon ponctuelle ? Découvrons cela ensemble dans cet article.

Déléguer des tâches à une assistante virtuelle régulièrement

Vous envisagez de prendre une assistante virtuelle pour vous aider mensuellement.

Vous avez plutôt une vision sur le long terme de vos objectifs et donc de vos besoins.

La collaboration doit donc répondre à cette problématique.

Il est aussi possible que vous ayez identifié des tâches récurrentes et mensuelles qui peuvent être attribuées à une collaboratrice (administratif, facturation, mise ne place de processus, réseaux sociaux, customer care…).

Si vous me suivez ici ou sur les réseaux sociaux, vous savez sûrement que je travaille principalement sur des contrats à long terme avec mes clientes.  

Est-ce réellement un système efficace pour la cliente et l’assistante virtuelle ?

Comment se passe la collaboration régulière ?

Quels en sont les avantages et les inconvénients ?

Les avantages de déléguer des tâches à une assistante virtuelle régulièrement

  • Votre assistante virtuelle connaît parfaitement vos processus et votre business. Elle a donc une rapidité d’exécution.
  • Après une période d’intégration, elle est capable d’effectuer ses missions avec sérieux et autonomie.
  • Elle vous fait gagner un temps précieux.
  • Vous avez le temps d’apprendre à vous connaître et donc de développer une relation de confiance.
  • Vous pouvez lui déléguer plus de tâches, car vous connaissez ses compétences.
  • Vous savez mutuellement vos façons de travailler, vous travaillez donc en symbiose ensemble.
  • Vous avez une communication fluide.
  • Vous connaissez ses points forts pour en tirer parti dans la collaboration.
  • Elle peut être de la souplesse en cas de demande ponctuelle, car vous êtes une cliente régulière.

Les inconvénients

  • Si la collaboration ne se passe pas comme vous le souhaitez, il est plus pénible de mettre fin à la collaboration.
  • Vous devez donc faire un bon recrutement de votre assistante virtuelle dès le départ.
  • Vous avez peut-être besoin d’une compétence spécifique pour un projet particulier que votre assistante virtuelle n’a pas.
  • Elle vous dédit un temps donné et ne peut pas forcément l’élargir sur demande. Elle a d’autres clients.
  • Elle a également des congés et donc des moments où vous devez soit anticiper, soit gérer sans elle.

Déléguer des tâches à une assistante indépendante ponctuellement

Même si votre business fonctionne bien, vous avez peut-être décidé que /

  • vous n’aviez pas envie de déléguer des tâches récurrentes,
  • que vous n’étiez pas prêtes
  • ou que vous n’aviez pas encore le budget pour cela.

 

Néanmoins, ponctuellement, vous avez besoin d’aide sur certains sujets ou pour quelques projets.  

Il peut s’agir de :

  • l’organisation d’un événement,
  • d’un lancement,
  • de la modération d’une masterclass ou d’une conférence,
  • ou pourquoi pas d’une certification Qualiopi par exemple .

 

Des tâches qui nécessitent en tout cas un renfort de personnel dans votre business.

Il est alors possible de déléguer des tâches à une assistante virtuelle sur une période limitée. 

Quels en sont les avantages et les inconvénients ?

Les avantages

  • Vous n’avez pas besoin de recruter sur du long terme, la mission a un temps de début et de fin spécifique.
  • Vous pouvez recruter une assistante virtuelle avec une spécialité propre (juridique, organisatrice d’événement, gestion de réseaux, gestion administrative,…)
  • Vous agrandissez votre réseau de professionnels.
  • Vous pouvez vous appuyer sur un œil extérieur pour analyser un besoin de votre business.
  • Déléguer des tâches à une assistante virtuelle peut permettre de gérer un surcroît temporaire d’activité ou de pallier à une absence.

Les inconvénients

  • Vous perdez du temps à expliquer vos processus ou mettre en place un espace commun de travail pour une assistante qui ne restera que quelques semaines.
  • Si votre besoin est ponctuel, vous n’avez pas le temps d’affiner votre recrutement. Il faut choisir la bonne personne tout de suite.
  • L’assistante virtuelle ne connaît pas forcément votre marché, votre niche ou votre entreprise sur une mission courte.

Déléguer sereinement à une assistante virtuelle

Pour rappel, en tant qu’entrepreneure qui souhaite déléguer des tâches, vous êtes libres de choisir :

  • L’assistante virtuelle qui vous convienne parfaitement,
  • Le nombre d’heures que vous souhaitez déléguer
  • et la liste des missions,
  • Le budget que vous souhaitez allouer à cette collaboration.

 

Néanmoins, peut-être que l’ampleur de la tâche (recruter quelqu’un, la former…) vous semble compliquée, et énergivore.

Il se peut même que vous n’ayez  pas de temps à consacrer à ce recrutement.

Ou alors, vous avez besoin d’une personne avec une spécialité précise sans savoir trouver cette expertise chez une assistante virtuelle.  

Personne n’a quelqu’un de compétent à vous conseiller dans votre réseau, alors que vous avez besoin d’une personne efficace et sérieuse rapidement.  

Ou vous avez peur de vous tromper et de perdre autant de temps que d’argent.

Si vous vous reconnaissez, ne vous rendez pas plus malade sur le sujet.  

En effet, l’agence des assistantes est là pour répondre à tous vos besoins de façon efficace en vous trouvant la personne idéale.

Que vos besoins soient ponctuels ou réguliers, l’agence trouve l’assistante virtuelle qui vous convient.

Il est également possible de collaborer avec plusieurs assistantes freelances pour profiter d’expertise précise.

Et vous, plutôt délégation ponctuelle ou régulière ?

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