Comment organiser ses congés d’entrepreneure grâce à son assistante virtuelle ?

Quand on débute en tant qu’auto-entrepreneure, on a tendance à bosser 7j/7 …  Alors penser aux vacances ? Organiser ses congés d’entrepreneure ? Cela semble être une utopie !

Pourtant, c’est possible, je vous rassure. Oui, une entrepreneure peut aussi prendre des vacances.

Néanmoins, il est clair que l’organisation n’est plus la même que lorsque vous étiez employée.

Légalement, les congés payés en tant qu’employée sont de 30 jours (5 semaines) ouvrables pour une année complète de travail sur le Code du Travail.

Une année dans le monde salarié démarrant du 1er juin au 31 mai de l’année suivante.

Néanmoins, en ce qui concerne les entrepreneurs, il n’y a aucune obligation fixe pour vous. C’est complètement sous votre responsabilité.

D’ailleurs, selon une enquête Opinion Way réalisée pour la Fondation d’entreprise MMA des Entrepreneurs du Futur en juin 2020 auprès de dirigeants de TPE & PME, 44 % d’entre eux sont prêts à « écourter, reporter ou tout simplement annuler leurs congés ».

Évidemment, si vous avez des employés, ils sont soumis à la réglementation classique.

Comment organiser ses congés d’entrepreneure alors ?

En quoi votre assistante virtuelle peut être un réel atout pendant votre absence ?

Organiser ses congés d’entrepreneure : pourquoi en prendre ?

Au début de notre activité entreprenariale, nous ne voyons pas forcément l’intérêt de stopper notre activité pendant quelques jours ou semaines.

Surtout quand on travaille seule, et que donc aucun chiffre d’affaires ne rentre pendant notre absence.

Avec l’expérience, et l’appui d’une assistante virtuelle, on se rend compte qu’avec anticipation et organisation tout est possible.

Pourtant, les congés d’entrepreneure sont une réelle nécessité ! Pourquoi ?

Faire une pause est bénéfique. Être freelance et patronne de son propre business nécessite de gérer sur tous les fronts :

  • trouver des clients,
  • gérer le côté administratif,
  • manager son équipe,
  • réaliser ses prestations
  • ou vendre ses produits, …

 

Ne pas faire de pause, c’est prendre le risque de ne pas recharger les batteries et de partir au burn-out.

Ne pas prendre de recul sur son travail et son activité.

Ne pas récupérer de l’énergie pour la suite.

Et donc ne pas être performante pour votre business.

Planifier votre période d’absence

Le premier point à mettre en place est de planifier, et donc d’anticiper, votre période d’absence.

Cela peut paraître anodin, mais plus tôt vous bloquerez les dates dans votre planning, et vous préviendrez qui de droit, mieux vous pourrez vous organiser.

Il va de soi que l’idéal est de ne pas prendre vos congés en même temps que votre assistante virtuelle.

Elle sera d’une aide précieuse pour prendre le relais sur les tâches quotidiennes et gérer pendant votre absence.

L’objectif est d’assurer un fonctionnement minimum de votre entreprise  pendant vos vacances annuelles.  

Vous pouvez choisir aussi une période de baisse d’activités afin de moins impacter votre clientèle de votre absence. Mais aussi de moins vous désorganiser.

Prévenir vos clients pour mieux organiser ses congés d’entrepreneure

Si on parle de gestion en équipe interne pour organiser ses congés d’entrepreneure, il y a une étape à ne pas négliger non plus. Prévenir vos clients !

Ils vont aussi avoir besoin d’organiser votre absence, soit en anticipant leurs besoins, ou en modulant des missions confiées.

Prévoyez de les prévenir bien en avance, plusieurs semaines avant.

Il est possible de leur envoyer un mail récapitulatif afin de fixer noir sur blanc les choses pour chaque partie.

Il est bon de leur donner les coordonnées mail ou téléphonique de la personne à contacter pendant cette période : votre assistante virtuelle.  

Ainsi, ils sauront qu’ils ne sont pas laissés seul, mais peuvent avoir quelqu’un si besoin.

Et surtout, ne partez pas sans avoir rempli vos obligations vis-à-vis d’eux.

Cela gâcherait vos futures collaborations et votre relation client.

Mettre en place des processus pré définis en interne

Pour organiser ses congés d’entrepreneure, il est important de mettre en place des processus clairs pour l’ensemble de votre équipe.

Et notamment, pour l’assistante virtuelle qui va prendre le relais.

Vous pouvez créer un document commun qui définisse par exemple :

  • Nom de la tâche confiée
  • Date d’exécution ou récurrence,
  • Mode opératoire pour sa bonne réalisation
  • Lien avec les fichiers ou documents liés
  • Contrôle de la bonne exécution.

 

Ce genre de process peut être mis en place sur votre outil de gestion habituel : NOTION, Trello, Click Up … ou pourquoi pas un tableau Excel.

Vous pouvez aussi indiquer dessus la répartition des tâches de chacun au quotidien, et en cas d’absence des uns ou des autres.

Je vous conseille aussi de prévoir un point réunion juste avant votre départ en vacances afin de faciliter la passation des dossiers en cours.

Enfin, évidemment, vous pouvez si besoin rester joignable, ou continuer de surveiller les mails entrants, mais sachez déconnecter.

Répartir les tâches à déléguer

Quelles sont les tâches que vous pouvez déléguer à votre assistante virtuelle pendant vos congés ?

Globalement, toutes ses missions habituelles. Si vous avez pris de l’avance avant votre départ, elle aura de quoi gérer le quotidien sereinement.

Néanmoins, vous pouvez y ajouter des impératifs ponctuels :

  • Gérer de la boîte mail entreprise, isoler les mails à traiter à votre retour, répondre aux urgences,
  • Prendre en charge le SAV des clients,
  • Faire un récapitulatif des points notoires pendant votre absence,
  • Vous contacter en cas de nécessité,
  • Organiser votre planning de retour,
  • Gérer les tâches quotidiennes,
  • Tenir les reportings quotidiens.

Savoir déléguer pour organiser ses congés d’entrepreneure

Déléguer et faire confiance à vos collaborateurs est d’une importance capitale pour partir en congé sereinement.

Votre équipe connaît vos enjeux, les valeurs de votre business et le fonctionnement des missions principales.

Ainsi, votre assistante virtuelle saura prendre le relais sur cette période OFF pour que vous profitiez seulement de l’instant présent.

N’hésitez pas à faire un point avec elle aussi au retour de congés pour améliorer les processus de remplacement pour vos prochains congés.

Partez-vous facilement en congés en confiant les rênes à votre assistante virtuelle ?

PS : bonnes vacances !

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