Comment recruter votre assistante virtuelle ?

Votre entreprise est bien en place et vous vous rendez bien compte qu’il est temps de déléguer certaines tâches. C’est le moment de recruter votre assistante virtuelle !

En effet, tes journées n’ont plus assez d’heures pour réaliser toute votre to do.

Vous n’arrivez plus à maintenir les créneaux réservés à l’évolution de votre business.

Vous passez des heures sur des missions que vous maîtrisez mal ou encore vous ne pouvez plus faire augmenter votre chiffre d’affaires par manque de temps.

Pourtant, même si vous n’avez pas fait encore la démarche, vous savez que vous avez envie de pouvoir collaborer avec une assistante qui vous donne un nouveau souffle.

Mais aussi, qui vous permette de retrouver une souplesse dans votre entreprise et de retrouver votre équilibre vie privée/vie professionnelle.

Grâce à ses compétences, vous allez pouvoir vous recentrer à nouveau sur votre domaine d’expertise et l’évolution de vos projets.

Néanmoins, vous n’êtes pas non plus responsable des ressources humaines et vous ne savez pas réellement comment mener à bien ce recrutement.

Profitez de cet article pour avoir les clés d’une bonne future collaboration.

Se poser les bonnes questions pour recruter votre assistante virtuelle

Maintenant, que vous êtes sûre de vouloir recruter votre assistante virtuelle, il va falloir passer à l’action.

Non, je ne parle pas de poster une offre d’emploi sur les réseaux sociaux ou professionnels !

Avant de vous lancer tête baissée, prenez le temps de vous poser quelques questions :

  • Pourquoi exactement vous souhaitez recruter ?
  • Quels types de compétences spécifiques recherchez-vous ? Certaines assistantes vont avoir plus d’expertise en juridique, en gestion administrative, organisation d’événements, …
  • Quel contrat souhaitez-vous pour cette future collaboration? Freelance, CDD ou CDI ? Stagiaire ?
  • Quelles sont les tâches exactes que vous souhaitez déléguer ? Combien cela représente-t-il d’heures par mois ?
  • Quelles sont les valeurs importantes dans le profil de cette future assistante virtuelle ?

Une fois toutes ces questions répondues, il vous faut poser tous ces points sur un profil de poste que vous pourrez ensuite diffuser.

Créer un profil de poste pour une nouvelle collaboration

Ainsi, le profil de poste va reprendre les principaux éléments de la future collaboration.

Il va créer une sorte de profil de la candidate idéale recherchée.

Cela va vous permettre de ne pas vous égarer et de cibler plus facilement la bonne personne.

Le profil de poste reprendre autant :

  • les soft skills (état d’esprit, mindset, valeurs de la personne recrutée)
  • que les hard skills (compétences techniques).

Voici ce que vous allez pouvoir y indiquer :

  • La définition précise du poste, les missions associées,
  • L’expérience souhaitée et si besoin les diplômes attendus,
  • Les langues parlées si c’est un besoin dans votre business,
  • Les logiciels à maîtriser, et le savoir-faire.
  • Les valeurs et le savoir-être indispensables (polyvalence, rigueur, …)
  • Et les conditions du poste (type de contrat, nombre d’heures travaillées, rémunération, lieu de travail (sur place ou en télétravail),…).

Une fois tout ça poser, vous pouvez lancer vos recherches, poster votre annonce, prévenir votre réseau de votre recherche,…

Réaliser un entretien des candidates sélectionnées

Vous avez reçu plusieurs réponses à votre demande de poste, et certains profils vous semblent correspondre à vos besoins.

Organisez alors des entretiens (en physique ou en visioconférence) afin de tester le bon feeling entre vous.

Il est important que vous puissiez présenter votre entreprise et vos attentes.

Cet échange va vous permettre de juger si votre interlocutrice est la collaboratrice idéale ou non.  

Vous pouvez aussi :

  • évaluer la motivation de l’assistante virtuelle à avoir un vrai rôle dans votre entreprise et son accroissement

Exemples : « Pourquoi avez-vous candidaté ? », « Quelles sont vos motivations par rapport au poste ? »

  • Apprendre à la connaître et à voir s’il y a une bonne communication entre vous deux.

Exemples : « Quelles sont les valeurs importantes pour vous chez un client ? » « Quelles sont vos attentes par rapport au poste »

  • Faire le point sur son expérience et ses compétences.

Exemples : « Quel est votre parcours professionnel jusque-là ? », « qu’est-ce qui vous plaît dans votre poste actuel ? », « quelles sont les tâches que vous préférez faire ? »

Le but n’étant pas de se piéger l’un l’autre, mais de vérifier que le profil de l’assistante virtuelle corresponde à vos attentes. Tout autant dans les compétences que côté feeling.

Après tout, vous allez travailler en étroite collaboration un petit moment ! Autant que cela se passe bien !

Intégrer votre nouvelle collaboratrice

C’est bon, vous avez fait votre choix et vous avez prévenu la candidate !

Vous avez réussi à recruter votre assistante virtuelle, la (super) collaboration va pouvoir démarrer !

Afin que cela se passe du mieux possible, n’oubliez pas de prévoir une période d’intégration.

Celle-ci va vous permettre de transmettre à votre assistante virtuelle :

  • les rôles de chacun dans l’entreprise,
  • et les processus de votre business,
  • votre mode de fonctionnement et les outils utilisés.

Mais aussi de (re) cadrer vos attentes, vos objectifs et vos points mensuels par exemple.

Tous les éléments que vous lui transmetterez vous permettront de mettre en place dès le départ une bonne communication pour une collaboration efficace.

Déléguer à l’agence pour recruter votre assistante virtuelle

Il est vrai que recruter une assistante virtuelle peut demander du temps que vous n’avez pas.

Il faut pouvoir se poser sur vos besoins, écrire le profil de poste, relayer l’information de votre recherche, sélectionner les profils intéressants, faire les entretiens puis faciliter l’intégration de votre nouvelle assistante.

C’est pour cette raison que j’ouvre l’agence des assistantes !

Elle a pour vocation de mettre en relation :

  • des assistantes virtuelles que j’aurai recrutées et formées à mes processus,
  • et des entrepreneures qui ont besoin de déléguer !

 

Les missions peuvent être ponctuelles ou à plus long terme. Les profils recrutés sont divers pour répondre au maximum à vos demandes et à vos besoins.

Si vous vous sentez concernée et que vos avez besoin d’aide pour recruter votre assistante virtuelle, dîtes le moi en commentaire ou contacte-moi ! Je me ferai un plaisir de vous trouver la perle rare !

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